Er du en som brenner for å skape flyt i hverdagen? Vi søker deg som trives med administrative oppgaver, tar eierskap og som mener at ingen jobb er for liten – eller for stor. Hvis du er utpreget serviceinnstilt og liker å ha mange baller i luften, kan du være den vi leter etter som vår nye Executive Assistant.

Hvordan ser en typisk arbeidshverdag ut?

Hos oss er ingen dag lik! Du vil være en viktig brikke i å koordinere og utføre både små og store administrative oppgaver for konsernledelsen i Visma Group, og til tider kan det bli hektisk. Derfor ser vi etter deg som er fleksibel og villig til å ta i et ekstra tak når det trengs.

Som vår nye Executive Assistant vil du få stor tillit og verdifull innsikt i konsernet. Du vil spille en nøkkelrolle i å støtte spesielt CEO i Visma, Merete Hverven, og å sikre en smidig og effektiv arbeidshverdag på tvers av konsernledelsen. I stillingen rapporterer du direkte til Strategic Project Manager i Visma Group, som er ansvarlig for strategiske prosjekter på konsernnivå.

Dine hovedoppgaver vil inkludere:

• Å støtte konsernledelsen med daglige administrative oppgaver

• Koordinering av både fysiske og digitale møter

• Bestilling og koordinering av reiser og agenda, inkludert nødvendig research for å sikre en effektiv reise

• Håndtering av mailboks og reiseregninger, møtenotater fra styremøter m.m.

• Dokumenthåndtering og arkivering

• Å forberede og sørge for signering og godkjenning av kontrakter og andre dokumenter

Hvem er du?

Det viktigste for oss er at du besitter de personlige egenskapene som er nødvendige for å trives og lykkes i rollen.

Du er en selvdreven, strukturert og serviceinnstilt person med en genuin interesse for det administrative og å få ting til å flyte sømløst. Du er tillitsvekkende, har et godt øye for detaljer, og kan lett tilpasse deg endringer.

I tillegg ser vi for oss at du har:

• Gode kommunikasjonsevner på både norsk og engelsk (muntlig og skriftlig)

• God teknisk forståelse og interesse for å tilegne deg nye ferdigheter ved behov. Efaring med Google Workspace (Drive, Sheets, Gmail osv.) er en fordel

• Evne til å jobbe strukturert og organisert, også under press

• Evne til å tenke helhetlig og å være proaktiv i arbeidet

Som følge av rollens natur, er det avgjørende at den rette kandidaten for rollen er fysisk tilstede på vårt hovedkontor på Skøyen hele arbeidsuken.

Hva kan vi tilby?

• En variert arbeidshverdag der du får muligheten til å være en viktig bidragsyter i et av Europas ledende softwareselskaper

• Muligheten til å se hvordan et internasjonalt konsern fungerer fra innsiden

• Gode fasiliteter på Skøyen med servering av frokost, lunsj og ettermiddagsmat, kaffebar, massør og naprapattjenester, vaffeltorsdag, boller hver fredag og en rekke sosiale eventer slik som “Friday Bar” og sportslige aktiviteter

• Konkurransedyktige betingelser, pensjons- og forsikringsvilkår, helseforsikring, familievennlige velferdsordninger, samt et omfattende fordelsprogram. Dersom du er reiselysten kan vi til og med tilby feriebolig i Marbella og Chamonix!

Bli kjent med oss på et minutt 👇

Er du klar for utfordringen? 

Fremfor et søknadsbrev, har vi to spørsmål vi gjerne ønsker at du besvarer: 

1. Hva motiverer deg til å søke denne rollen? 

2. Hvilken erfaring og kompetanse har du i dag som du mener vil bidra til at du lykkes i denne stillingen? 

I tillegg ønsker vi gjerne at du laster opp din CV. Vi behandler søknader fortløpende og gleder oss til å høre fra deg! 

Vi gjennomfører bakgrunnssjekker på aktuelle kandidater gjennom vår partner Semac AS.